Читать онлайн
Лекции по основам технологий деловой коммуникации
Лекции по основам технологий деловой коммуникации
© Санкт-Петербургский государственный университет, 2019
© Т. В. Тулупьева, 2019
Введение
Характер профессиональной коммуникации оказывает решающее влияние на эффективность совместной деятельности, от него зависят результаты деловых совещаний и переговоров, встреч по проектам, уровень и качество пресс-конференций и деловых презентаций. Коммуникация настолько важна в бизнес-среде, что сейчас уже нет сомнений: специалисты, владеющие навыками общения, могут практически всегда рассчитывать на успех в переговорах. Мы не случайно говорим именно о навыке общения, подчеркивая, что это не какой-то дар, дающийся при рождении. Научиться качественному общению, эффективной профессиональной коммуникации можно и нужно. Особенно это важно для специалистов в области информационных технологий. Во-первых, информационные технологии продолжают проникать во все сферы человеческой деятельности, а значит, круг общения ИТ-специалистов будет расширяться. Во-вторых, ИТ-специалисты в основном сосредоточены на предметной, продуктной деятельности и зачастую недооценивают важность и значимость общения с коллегами, заказчиками, контрагентами, существенно сужая таким образом диапазон своих возможностей по достижению желаемого результата и карьерному продвижению.
Коммуникация как обмен информацией – процесс, который существует с того момента, как появился человек, и этот процесс важен для любых профессий, специальностей и социальных слоев. Конечно, специфика деловой коммуникации может зависеть от уровня образования, интеллектуального развития, потребностей общающихся, сферы деятельности, но конечная цель всех субъектов деловой коммуникации, как правило, одинакова, а именно – получение необходимого результата.
Современный мир меняется очень быстро, и задачи, встающие сегодня перед программистами, невозможно решить силами одного специалиста. Для их решения создаются целые проектные группы. Способность к взаимодействию, совместному поиску решений выходит при этом на первый план. К примеру, этап планирования и обсуждения проекта может занимать до 30 % от общего времени разработки, и в таких условиях программист просто вынужден общаться с другими людьми, в том числе представителями других профессий.
Эффективное общение в проектной группе может значительно повысить качество создаваемого продукта, в то время как трудности в коммуникации повлекут за собой ряд проблем, что непременно отразится на результатах работы.
Кроме очевидной выгоды в деловой сфере, навыки эффективной коммуникации помогают справляться с трудностями, возникающими в повседневной жизни, а человек, способный находить общий язык с другими, будет положительно восприниматься социальными группами, что в конечном итоге благоприятно отразится на его социальном статусе.
Основная сложность при обучении профессиональной коммуникации связана с комплексным характером процесса общения. При общении важно понимать и осознавать особенности конкретного процесса обмена информацией, собственные возможности и особенности, уметь проводить оценку личности собеседника для выбора оптимального стиля общения, уметь активно слушать и доступно доносить собственные идеи, уметь правильно строить письменную коммуникацию, предугадывать поведенческие изменения собеседника при работе в группе, разрешать конфликты при работе над проектами, создавать правильную социально-психологическую атмосферу в общении. Именно этим важным аспектам будет уделено основное внимание в данном издании.
Следует учитывать, что любая деятельность предполагает постоянное решение типовых задач, что накладывает отпечаток на образ мышления и действий человека. С другой стороны, люди, обладающие определенным темпераментом, выраженными личностными особенностями, склонны выбирать род деятельности, который обеспечивал бы им максимально комфортную рабочую среду. Психология каждого человека, профессионально занятого в той или иной области, со временем начинает трансформироваться. Следовательно, можно составить обобщенный портрет человека, занимающегося определенной деятельностью.
Ряд исследований описывает характерные черты, присущие людям, занятым в ИТ-сфере, особенно программистам. Поскольку их работа зачастую связана с колоссальным умственным напряжением, она требует высокого уровня интеллекта, способности к абстрагированию и пониманию отношений между элементами, гибкости мышления, критичности, склонности к планированию, анализу и систематической работе, готовности выполнять задания и переучиваться[Орел 2007]. Чарльз Уэзерелл в предисловии к учебнику «Этюды для программистов» приводит список способностей, необходимых для успешной разработки ПО [Уэзрелл 1982]. Помимо качеств, относящихся к аналитическому и синтетическому типам мышления, автор выделяет вербальные способности, то есть умение строить грамматически правильные, простые и понятные выражения. К личностным характеристикам успешных программистов также относят поленезависимость, внутренний локус контроля, высокую концентрацию внимания, рациональность [Сизухина и др. 2015]. Кроме того, в этой профессии одним из существенных критериев высокого мастерства, по данным немецкого психолога С. Зоннентаг, являются развитые навыки социального общения: лучшие программисты – это те, кто участвовал в большем числе разнообразных проектов, в большем количестве групповых совещаний и консультативных встреч [Sonnentag 1995].
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что овладение навыками деловой, профессиональной коммуникации увеличит удовлетворенность работой самого ИТ-специалиста и существенно повысит эффективность его труда.
Глава 1. Природа коммуникации и коммуникационные технологии
Начинать изучение какого-либо явления лучше с договоренностей о том, что будет пониматься под этим явлением. Это особенно важно, когда речь идет об учебном процессе, в центре которого – явление неоднозначное и имеющее множество определений. Для целей данного издания под коммуникацией будем понимать процесс, в ходе которого происходит обмен информацией между системами в живой и неживой природе (например, между людьми, животными, приборами, интеллектуальными системами) [Головин 1998]. Деловая коммуникация – это передача информации и взаимодействие в сфере официальных отношений с целью достижения определенных результатов. При этом у каждого участника процесса деловой коммуникации есть свой социальный статус (коллега, начальник, партнер, подчиненный).
Результатом деловой коммуникации являются некоторые изменения в одной из трех сфер:
• в знаниях, представлениях и установках;
• в поведении;
• в эмоциональном состоянии.
Изменения могут произойти как в одной из этих сфер, так и в двух и даже в трех. Например, чтение данного учебника (как акт коммуникации) может привести к изменениям в знаниях и потом – в поведении. Посещение интересной, захватывающей, практикоориентированной лекции приведет к изменениям в эмоциональном состоянии, знаниях, поведении. Визит к психотерапевту может привести к изменениям в эмоциональном состоянии и в поведении. Для оценки успешности коммуникации, вступая в общение, нужно представлять, какой результат хотелось бы получить в итоге. Если цель изначально не была известна, невозможно оценить успешность ее достижения.
Структура процесса коммуникации
Полезно разобрать схему процесса коммуникации (рис. 1.1), чтобы увидеть слабые места (они будут разобраны далее) и продумать способы и технологии повышения эффективности обмена информацией.
Рис. 1.1. Схема процесса коммуникации
В процессе коммуникации есть несколько ключевых компонентов: отправитель, получатель, сообщение, обратная связь, канал, помехи, процессы кодирования и декодирования.
Разберем весь процесс более подробно. В процессе коммуникации участвуют два действующих лица: отправитель сообщения и получатель сообщения. Если коммуникация выстраивается в виде диалога, то отправитель и получатель в процессе меняются ролями. Представим, что некий собеседник А собирается передать информацию собеседнику Б. У собеседника А информация находится в виде образов и представлений в его голове. Непосредственно в голову собеседника Б свои образы он вложить не может. Если мы дойдем когда-нибудь до такого уровня коммуникации, время общения сократится в разы, а эффективность и совпадение понимания кратно повысятся. Однако пока таких технологий у нас нет, и приходится кодировать свои образы во что-то, пригодное для передачи. Вариантов кодирования у нас не так много, всего два: кодирование в слова и кодирование в образы. Как только мы оформляем мысль в слова, происходит потеря и искажение информации. Это первое слабое место в процессе, на которое следует обратить внимание. Как уменьшить несовпадение образов отправителя и получателя, связанное с потерями при кодировании? Для этого нужно хорошо понимать, какой собеседник перед вами, какой у него жизненный опыт, образование, место происхождения, возраст. Только тогда мы подберем правильные способы кодирования, найдем правильные слова, чтобы точнее передать тот образ, который есть у нас в голове.
Вторая точка потери и искажения информации – выбор канала передачи информации. Канал передачи информации – это средство, используя которое можно передать информацию от отправителя к получателю. Можно сказать, что это линии связи, через которые передается информация. Многообразие каналов коммуникации растет с совершенствованием и усложнением человеческого общества. К каналам коммуникации мы можем отнести невербальные (например, жестовый) и вербальный (словесный) каналы, рукописи, телеграф, телефон, радио, телевидение, компьютерные сети, Интернет. Выбор неправильного канала коммуникации может привести к потерям и искажению информации. Например, попытка передать образ визуального объекта по телефону (голосовой связи) может привести к тому, что образ, сформировавшийся у получателя, будет отличаться от оригинального. А отправка по электронной почте фотографии этого объекта может значительно снизить искажение.
Третье «слабое звено», на которое следует обратить внимание, – это помехи при передаче информации. Чуть позже мы поговорим о различных видах барьеров. Пока отметим, что помехи могут исказить информацию и даже блокировать ее передачу. Например, во время переговоров с заказчиком из-за звуковых шумов вы можете неверно расслышать его слова, что приведет к неправильному пониманию заказа и технического задания. Или в момент отправки электронного сообщения произошел разрыв связи, и сообщение не достигло адресата. Чтобы избежать таких ситуаций, нужно предусматривать возможность проверки – как, в каком виде сообщение дошло до адресата.
Следующий этап, на котором может происходить потеря и искажение информации, – это декодирование сообщения получателем. До получателя долетели слова, отправленные отправителем. Теперь получателю нужно эти слова, которые сами по себе являются наборами звуков, перевести в собственные образы, то есть декодировать. И тут могут сработать несколько фильтров: коммуникативные навыки, установки и опыт, умственные способности, специфика восприятия сообщения, эмоциональная подоплека, уровень владения языком, профессиональная терминология. Все это может привести к ошибочному декодированию сообщения. Например, фраза «Надо соорудить костыль, чтобы процесс пошел» человеком, далеким от программирования, будет декодирована с представлением образа костыля как устройства для опоры при ходьбе, – а ведь имелось в виду относительно быстрое и работающее, пусть и неудобное решение проблемы в коде программы.
И конечно же, важна обратная связь, которая помогает определить, понял нас собеседник или нет, слушал или пропустил мимо ушей, согласен или возражает. В передаче обратной связи выделяются те же слабые места, что и при передаче первичного сообщения.
Подводя итог, можно перечислить основные проблемные места при процессе коммуникации:
• Порог воображения человека, облекающего свои мысли в словесную или иную форму для передачи другому человеку.
• Активный языковой фильтр, определяющий различия между «мыслью в мозгу» и «мыслью высказанной».
• Языковой барьер, влияющий на объем и содержание услышанного «приемником» сообщения.
• Пассивный фильтр воображения и желания, связанный с процессом декодирования воспринимаемой информации и приданием ей значения.
• Объем запоминания, который, в зависимости от субъективной ценности информации и особенностей «приемника», сохраняет в его памяти некий образ, связанный с информацией.
Нужно помнить: чем больше звеньев передачи информации, тем более искаженной информация будет передана. В качестве примера приведу передачу информации на одном из занятий по технологии деловой коммуникации.
Пример. Первому студенту был зачитан текст:
«Иван Петрович уехал в 11 часов, не дождавшись вас. Очень огорчился, что не смог с вами переговорить лично, и попросил передать вам, что, если он не вернется к обеду, а это будет зависеть от того, сколько времени он пробудет на совещании в министерстве, то совещание в 15:30 надо проводить без него. Кстати, на совещании будет обсуждаться вопрос о поставке новых компьютеров, которые ничем не хуже импортных. И еще: на совещании надо не забыть объявить, что все начальники отделов должны пройти обследование у психологов, которые будут работать в 20-й комнате с 10 часов утра ежедневно до 2 декабря».
Первый студент передал второму следующую информацию: «Иван Петрович уехал в 11 часов, не дождавшись вас, причем очень огорчился. Он сказал, что если он не прибудет к совещанию, которое начнется в 15:30, на котором будут обсуждаться поставки новых компьютеров, которые гораздо лучше, чем импортные, то нужно начать без него. Также на этом совещании будет объявлено, что все начальники отделов должны будут пройти собеседование с психологом. Еще что-то там было про 2 декабря».
Второй студент передал третьему: «Иван Петрович уехал в 11:30. Вас не дождался, поэтому очень огорчился. Это раз. Два – совещание начнется в 15:30. Ежели он не приедет, то его ждать не надо. На совещании будут обсуждать вопрос поставки новых компьютеров. Более того, вопрос по прохождению собеседования с психологом личного персонала. Более того, была какая-то информация про 2 декабря».
Третий передал четвертому: «Иван Петрович в 11:30 уехал, вас не дождался, очень огорчился. Это первое. В 15:30 совещание, его не ждать. Обсуждается тема закупки нового оборудования и прохождения персоналом собеседования с психологом. А еще что-то про 2 декабря».
Четвертый передал пятому: «В 11:30 Иван Петрович не дождался вас. В 15:30 совещание. Будет совещание персонала с психологом о закупке нового оборудования. И нужно запомнить про 2 декабря».
Пятый студент: «Первая мысль – в 11:30 Иван Петрович кого-то не дождался. Вторая мысль – в 15:30 персонал с психологом обсуждает вопросы. И третья мысль – нужно запомнить 2 декабря».
Обратите внимание, как теряется и искажается информация в каждом звене цепочки. В этом примере хорошо видны типичные ошибки при передаче информации:
• потеря информации;
• искажение информации;